Association de locataires
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Cette rubrique présente les différents éléments de l'écran "Association de locataires" du module "Intervenant".
Une association de locataires regroupe les locataires d'un ou plusieurs immeubles administrés par l'organisme. Un intervenant ou un organisateur communautaire de l'organisme peut être désigné pour appuyer les locataires dans la création et le développement de l'association. L'organisme fournit également le soutien et l'information nécessaires au bon fonctionnement de l'association.
Recherche d'une association de locataires
L'onglet "Général"
L'onglet "Général" permet de rechercher une association selon divers critères tels que le code d'association, la salle communautaire et l'intervenant.
Consultation d'une association de locataires
L'onglet "Général"
Lors de la création d'une association, le code de l'association est généré par le système selon une nomenclature prédéfinie. On peut préciser le nom de l'association, la catégorie, la langue de correspondance de l'association ainsi que l'intervenant employé de l'organisme qui accompagnera l'association dans son développement. Une association peut regrouper un ou plusieurs ensembles immobiliers et un ou plusieurs bâtiments des ensembles immobiliers sélectionnés. Le nombre de logements est calculé automatiquement selon les ensembles immobiliers et bâtiments sélectionnés.
L'adresse de correspondance est obligatoire pour l'envoi de lettres destinées à l'association. Selon l'adresse de correspondance saisie, le système affichera automatiquement l'arrondissement et le territoire correspondants.
Une salle communautaire peut être saisie pour différents événements de l'association (réunion, élection ou autre). Après avoir sélectionné une salle communautaire, il est possible de saisir les responsables de la salle, c'est-à-dire les personnes détenant la clé de la salle communautaire (ménage, intervenant employé ou intervenant externe), pour une période de dates donnée.
Lorsqu'une association devient inactive, tous les champs deviennent grisés, à l'exception des responsables de la salle communautaire.
Les responsables de la salle communautaire peuvent être saisis dans l'écran "Association de locataires" sous l'onglet "Général" ou encore dans l'écran "Logement", sous l'onglet "Salle communautaire". À noter que ces deux écrans présentent la même information.
Finalement, la case à cocher "Inclure les responsables inactifs" permet d'inclure dans la recherche tous les responsables antérieurs de la salle communautaire.
L'onglet "Membres"
L'onglet "Membres" permet de saisir les membres du conseil d'administration du comité de locataires pour le terme d'un mandat, c'est-à-dire avec une date de début et de fin, afin d'administrer les activités de l'association. À la saisie d'un membre, le système affichera automatiquement le sexe, la langue de correspondance et la langue parlée de celui-ci. À titre indicatif, un membre représente un ménage qui occupe une fonction (pilotable sous "Intervenant -> Pilotage -> Fonction du membre") dans l'association. Un membre peut également être un élu "Représentant" ou "Substitut" du comité consultatif.
À noter qu'une modification aux informations du membre (ex. numéros de téléphone ou adresse courriel) aura pour effet de modifier les informations du ménage.
La case à cocher "Afficher l'historique" permet de rechercher parmi tous les membres antérieurs du conseil d'administration du comité de locataires.
Le champ "En date du" permet de rechercher un membre du conseil d'administration du comité de locataires pour une date précise.
L'onglet "Événement"
L'onglet "Événement" permet de saisir différents types de rencontres (pilotable sous "Intervenant -> Pilotage -> Type d'intervenant"), en l'occurrence une réunion, une élection ou autre, pour une date précise. Il est possible de préciser l'heure et la durée de la rencontre, le nombre de locataires présents, l'intervenant associé et inscrire un commentaire. S'il existe des membres actifs, il est possible de préciser rapidement si les membres en question sont présents et/ou élus lors de l'événement en cochant les cases "Présent" et/ou "Élu".
Par ailleurs, il est possible de saisir la date et l'heure de la prochaine élection.
Finalement, l'icône d'impression "Association", située dans la partie inférieure de l'écran, permet d'imprimer la synthèse "Association de locataires" qui présente les renseignements généraux de l'association, les membres actifs et les 10 derniers événements de l'association.
L'onglet "Intervenant"
L'onglet "Intervenant" affiche tous les intervenants employés, les associations de locataires, les responsables de la salle communautaire, les intervenants externes et les fournisseurs rattachés à l'ensemble immobilier de l'association. Ce même onglet est également disponible pour consultation dans d'autres écrans (ex. "Ensemble immobilier", "Bâtiment", "Sous-bâtiment", "Logement", etc.).
À noter que le message "Aucune donnée extraite" sera affiché sous cet onglet si aucune salle communautaire n'est spécifiée pour l'association de locataires.
Il est possible d'envoyer des lettres à une association de locataires ou aux membres de celle-ci. Pour ce faire, les lettres en question doivent avoir été préalablement pilotées par un administrateur de l'organisme sous "Administration -> Pilotage correspondance -> Lettre type".
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