Aide en ligne SIGLS - MAJ 2025-05-01

Présentation générale - Correspondance

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L'objectif principal des correspondances est de générer un ensemble de lettres préalablement pilotées et d'en garder une copie dans le dossier du client.

Il existe deux principaux types de correspondances :

La correspondance unitaire
La correspondance massive

La correspondance unitaire permet de produire une correspondance spécifique pour un client. De son côté, la correspondance massive permet l'envoi à plusieurs clients selon des critères de sélection.

Lorsqu'une correspondance est générée, celle-ci se retrouve dans les fichiers joints du client, qu'ils s'agisse d'une correspondance unitaire ou massive.

Production de correspondances

Les écrans de correspondance unitaire ou massive sont disponibles dans la section "Correspondance" des modules qui en contiennent. Il est également possible de produire une correspondance à partir d'un dossier spécifique via le menu "Impression".

À noter qu'il est aussi possible de produire une correspondance via certains traitements et via certains boutons "Imprimer " lorsque ceux-ci ont été associés à une lettre type.

Correspondance via le menu "Impression"

Voici la liste des modules pour lesquels il est possible de produire une correspondance via le menu "Impression" :

Logement
Ménage
Fiche synthèse
Demande
Bail
Compte client
Entente de paiement
Gestion des plaintes et interventions
Contrat de stationnement

Fonctionnement

Lorsqu'on consulte, par exemple, un bail ou une demande, il est possible de générer une correspondance via le menu "Impression". Lors de la sélection de la lettre, l'utilisateur est redirigé vers le module de correspondance unitaire correspondant. Cette méthode d'envoi unitaire de correspondance offre comme avantage de ramener à l'écran l'information telle que le code de ménage et le code de bail, ce qui permet d'effectuer le travail plus rapidement.

Si le pilotage de la lettre le permet, il est possible de changer le signataire de la lettre et le destinataire. Cela s'avère utile pour générer des lettres pour un autre utilisateur, ou encore lorsque le destinataire est une autre personne que le chef de ménage.

Correspondance unitaire

Il existe plusieurs types de productions unitaires :

Correspondance demandeur
Correspondance locataire
Correspondance propriétaire
Correspondance plaintes et interventions
Correspondance contrat de stationnement
Correspondance association

L'écran de recherche permet de choisir la lettre à produire. Une fois la lettre sélectionnée, celle-ci apparaît à l'écran afin de vous permettre de la modifier au besoin. Contrairement à la correspondance via le menu "Impression", il est nécessaire de sélectionner les informations complémentaires.

Correspondance massive

Il existe plusieurs types de productions massives :

Production correspondance demandeur
Production correspondance locataire
Production correspondance propriétaire
Production correspondance contrat de stationnement
Production correspondance association

Parmi les correspondances massives, on retrouve différents avis et traitements permettant de produire massivement des correspondances.

Immobilier

Augmentation automatique des loyers

Demande

Avis d'admissibilité
Renouvellement des demandes

Bail

Avis de fin de réduction
Reconduction des logements à loyer fixe
Reconduction des logements à loyer modique

Financier

Avis de prélèvements automatiques
Avis de réception - Retour des effets
Avis de solde impayé/créditeur
Relevé des comptes clients

Fonctionnement

Les écrans de correspondance massive s'apparentent aux listes. Ceux-ci présentent des critères de sélection permettant de cibler un groupe spécifique de clients.

À noter que les écrans de correspondance massive ne permettent pas de modifier la lettre manuellement.

Pour lancer le traitement, il suffit de :

Spécifier les critères de sélection désirés ainsi que la lettre à générer.
Cliquer sur le bouton "Enregistrer".
Cliquer sur le bouton "Maintenant".

Association du bouton "Imprimer " à une lettre type spécifique

Il est possible de commander une correspondance via les boutons "Imprimer " ou "Accusé réception" dans plusieurs modules. Cependant, il est nécessaire d'avoir préalablement piloté l' "Association lettre type".

En savoir plus sur le pilotage des correspondances.

Éditeur de correspondances - Particularité

NOTE IMPORTANTE : Il est recommandé de ne pas copier/coller du contenu provenant de documents Word, PDF ou autres, directement dans l'éditeur de correspondances. Si vous souhaitez copier/coller du contenu dans l'éditeur de correspondances, il est préférable de procéder de la façon suivante :

Copier le texte désiré à partir du document concerné (CTRL-C);
Coller le texte dans le "Bloc-notes" Windows (CTRL-V);
Copier le texte à partir du "Bloc-notes" Windows (CTRL-C);
Coller le texte dans l'éditeur de correspondances.

En procédant de cette façon, vous vous assurez de copier/coller du texte brut, ce qui permet d'éviter des erreurs de formatage au niveau de l'éditeur de correspondances.

Outils d'édition de la correspondance

Voici les différents outils disponibles dans la barre d'édition de la lettre type :

Vérificateur d'orthographe
Annuler (CTRL-Z)
Répéter (CTRL-Y)
Nom de la police
Taille de la police
Gras
Italique
Souligné
Barré
Exposant
Indice
Couleur de texte
Couleur de fond
Alignement à gauche
Centrer
Alignement à droite
Justifier
Augmenter le retrait
Diminuer le retrait
Liste numérotée
Liste à puces
Ligne horizontale
Insérer un saut de page
Gestionnaire d'images
Insérer un symbole
Insérer un tableau

Ces outils permettent de modifier vos lettres lors de productions unitaires. Pour une lettre servant à la production massive, il est nécessaire de modifier le pilotage de la correspondance en question.

En savoir plus à propos du pilotage des correspondances.