Aide en ligne SIGLS - MAJ 2025-01-24

Production et transmission du relevé 31

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La présente rubrique décrit le processus de production et de transmission à Revenu Québec du relevé 31, ainsi que les différentes dispositions légales étant associées à ce processus.

Introduction

Comme vous le savez, Revenu Québec exige maintenant qu'un relevé 31 soit émis pour chaque locataire. Ce relevé permet à Revenu Québec de confirmer si le locataire a droit ou non au crédit relié à la solidarité.

Pour de plus amples renseignements sur la production du relevé 31, nous vous invitons à consulter le site Web de Revenu Québec à l'adresse suivante :

https://www.revenuquebec.ca/fr/services-en-ligne/formulaires-et-publications/details-courant/rl-31.cs/

NOTE IMPORTANTE : Vous n'avez pas à produire de relevé 31 lorsque le locataire est situé dans une habitation à loyer modique (HLM) ou tout autre logement subventionné.

Si vous produisez 5 relevés ou moins

Selon votre préférence, vous pouvez transmettre la copie 1 des relevés par la poste (support papier) ou de façon électronique (par Internet) sous forme de fichier XML.

Si vous produisez plus de 5 relevés

Vous devez transmettre les relevés 31 par Internet à Revenu Québec (aucun support papier n'est accepté par Revenu Québec dans ce cas), sous forme de fichier XML. Le mode de transmission par Internet est expliqué au point 2.2.

Schéma du processus

Le schéma ci-après illustre le processus global de production et de transmission des relevés 31.

Étapes à suivre

Voici les étapes à suivre pour la production et la transmission des relevés 31 :

1 - Produire les relevés 31

1.1 - Indiquer les éléments pour lesquels le relevé 31 doit être produit;

1.2 - Spécifier si l'organisme désire transmettre les relevés 31 en format papier ou par Internet;

1.3 - Lancer le traitement permettant de produire les relevés 31;

1.3.1 - Vérifier l'exactitude des données à l'aide du traitement simulé;

1.3.2 - Produire le traitement réel une fois l'exactitude des données vérifiée;

1.3.3 - Télécharger les fichiers produits.

2 - Transmettre les relevés 31 à Revenu Québec

2.1 - Transmettre les relevés par la poste (support papier);

OU
2.2 - Transmettre les relevés par Internet.

NOTE : Un numéro de préparateur ainsi qu'une série de numéros séquentiels sont obligatoires pour la transmission de relevés 31 par Internet.

Pour connaître la procédure à suivre pour l'inscription du préparateur, consulter l'annexe A dans la présente rubrique.

1 - Produire les relevés 31

1.1 - Indiquer les éléments pour lesquels le relevé 31 doit être produit

Le SIGLS.NET permet d'indiquer les éléments pour lesquels le relevé 31 doit être produit. À cet effet, la case à cocher "Relevé 31" est disponible au niveau des écrans "Ensemble immobilier" et "Logement".

NOTE IMPORTANTE : Veuillez noter qu'il est de votre responsabilité de vérifier l'exactitude de ces données avant de transmettre les relevés 31 à Revenu Québec.

Il est possible de décocher cette case pour un ensemble immobilier ou un logement en particulier, dans le cas où la production de relevés 31 ne serait pas requise pour celui-ci.

L'écran "Changement massif - Relevé 31" permet de sélectionner ou dessélectionner, de façon massive, des logements pour lesquels la production de relevés 31 est requise ou non.

Écran "Ensemble immobilier"

Écran "Logement"

Écran "Changement massif - Relevé 31"

1.2 - Spécifier si l'organisme désire transmettre les relevés 31 en format papier ou par Internet

L'écran de pilotage "Préparateur relevé 31" permet d'indiquer la méthode utilisée pour la transmission des relevés 31 à Revenu Québec (support papier ou transmission par Internet). Cet écran est accessible via "Bail -> Pilotage".

Si vous produisez 5 relevés ou moins

Selon votre préférence, vous pouvez transmettre la copie 1 des relevés par la poste (support papier) ou de façon électronique (par Internet) sous forme de fichier XML. Si vous souhaitez utiliser le mode de transmission par Internet, vous devez obligatoirement posséder un numéro de préparateur ainsi qu'une série de numéros séquentiels attribués par Revenu Québec. Pour connaître la procédure à suivre pour l'inscription du préparateur, consulter l'annexe A de la présente rubrique.

Pour la transmission par la poste, sélectionner l'option "Copie 1 sur support papier" à partir de la liste déroulante "Transmission des relevés à Revenu Québec".

Écran "Préparateur relevé 31"

Pour la transmission de façon électronique, sélectionner plutôt l'option "Fichier pour transmission par Internet".

Si vous produisez plus de 5 relevés

Vous devez transmettre les relevés 31 par Internet à Revenu Québec (aucun support papier n'est accepté par Revenu Québec dans ce cas), sous forme de fichier XML. Pour ce faire, vous devez obligatoirement posséder un numéro de préparateur ainsi qu'une série de numéros séquentiels attribués par Revenu Québec. Pour connaître la procédure à suivre pour l'inscription du préparateur, consulter l'annexe A de la présente rubrique.

L'option "Fichier pour transmission par Internet" doit donc être sélectionnée dans la liste déroulante "Transmission des relevés à Revenu Québec" illustrée ci-haut.

1.3 - Lancer le traitement permettant de produire les relevés 31

La production des relevés 31 s'effectue en lot, par l'entremise du traitement "Relevé 31", accessible via "Bail -> Traitement".

1.3.1 - Vérifier l'exactitude des données à l'aide du traitement simulé

NOTE IMPORTANTE : Il est de votre responsabilité de vérifier l'exactitude des données avant de transmettre les relevés 31 à Revenu Québec. Si vous devez effectuer des changements après avoir, par exemple, décoché la case "Relevé 31" pour un logement, assurez-vous de simuler à nouveau le traitement avant de produire ce dernier en mode "Réel" à nouveau.

Pour vérifier l'exactitude des données, il est fortement recommandé de simuler le traitement. Pour ce faire, sélectionner l'option "Simulé" (point 1 illustré ci-dessous), puis cliquer sur les boutons "Enregistrer" et "Maintenant".

Afin de simplifier le processus de vérification des données, l'onglet "Résultat" fournit le résumé de la production en indiquant les renseignements suivants, selon le cas (fichier "Production des relevés 31.pdf") :

Numéro du relevé 31 généré;
Indication si le relevé est un feuillet original ou modifié;
Message en lien avec le logement, s'il y a lieu (p. ex. critères de sélection non-applicables, logement vacant au 31 décembre, etc.).

1.3.2 - Produire le traitement réel une fois l'exactitude des données vérifiée

Si la simulation du traitement a été effectuée avec succès, sélectionner l'option "Réel" (point 2 illustré ci-dessous) pour exécuter le traitement de façon réelle, puis cliquer sur les boutons "Enregistrer" et "Maintenant".

1.3.3 - Télécharger les fichiers produits

Les fichiers PDF (support papier) et XML (transmission par Internet) seront disponibles sous l'onglet "Résultat" (point 3 illustré ci-dessous). Il est à noter que le fichier XML sera disponible seulement si le mode de transmission par Internet a été sélectionné.

Écran "Relevé 31"

2 - Transmettre les relevés 31 à Revenu Québec

Une fois les relevés 31 produits, vous devez faire parvenir ceux-ci aux locataires concernés ainsi qu'à Revenu Québec.

2.1 - Transmettre les relevés par la poste (support papier)

Vous ne devez pas transmettre sur support papier la copie 1 des relevés originaux si les données qui s'y trouvent sont enregistrées dans un fichier ayant été transmis par Internet à Revenu Québec.

Voici l'adresse où doivent être envoyés les relevés 31 sur support papier :

Québec et autres régions

Revenu Québec

3800, rue de Marly

Québec (Québec) G1X 4A5

2.2 - Transmettre les relevés par Internet

Conditions d'utilisation

Vous devez posséder un numéro de préparateur. Si vous ne possédez pas de numéro de préparateur, consulter l'annexe A de la présente rubrique.

Vous devez également posséder un numéro d'identification. Si vous êtes déjà inscrit à l'un des fichiers de Revenu Québec, un numéro d'identification vous a déjà été attribué.

Accéder au service de transmission des relevés de Revenu Québec.

NOTE IMPORTANTE : Vous devez attendre la confirmation de Revenu Québec avant d'imprimer et expédier les relevés 31 aux locataires.

Après avoir transmis un fichier XML à Revenu Québec, un courriel de confirmation de leur part vous sera transmis afin de vous indiquer si le fichier est valide (le courriel peut être envoyé dans un délai de 4 heures suivant la transmission du fichier). Une fois la confirmation reçue, vous pourrez expédier les relevés 31 aux locataires.

NOTE IMPORTANTE : Dans le cas où Revenu Québec rejetterait le fichier XML, l'ensemble des données contenues dans le fichier serait alors considéré comme rejeté. Donc, par exemple, si le fichier contient 400 locataires, le rejet du fichier XML signifiera le rejet de l'information pour les 400 locataires en question.

3 - Transmettre les relevés 31 aux locataires

Vous devez transmettre la copie 2 des relevés aux locataires.

Pour ce faire, vous pouvez, si vous le désirez, utiliser le format d'enveloppe T4 avec fenêtre (enveloppe pour feuillet d'impôt).

Vous devez effectuer une pliure à 14.5 cm du haut du Relevé 31.

Annexe A - Inscription du préparateur

L'inscription du préparateur est obligatoire pour transmettre de façon électronique les relevés 31.

Tel que mentionné plus haut, la transmission par Internet est obligatoire si vous produisez plus de 5 relevés 31, mais optionnelle si vous produisez 5 relevés 31 ou moins.

Pour inscrire votre organisme en tant que préparateur, vous devez remplir le formulaire Inscription du préparateur (ED-430) sur le site Web de Revenu Québec et transmettre le formulaire de type "PDF dynamique" de façon électronique.

2.1 - Comment compléter le formulaire

Voici la procédure à suivre pour compléter le formulaire Inscription du préparateur :

Dans la partie supérieure du formulaire, cocher la case "Inscription";
Saisir le numéro d'entreprise du Québec (NEQ) de votre organisme (s'il y a lieu), ainsi que les autres renseignements demandés tels que le nom de l'entreprise, la raison sociale et les coordonnées de celle-ci;
Cocher l'option "Non" à la question "Le préparateur est-il le concepteur du logiciel utilisé pour la préparation des relevés ?";
Cocher l'option "Commercial" à la question "Type de logiciel";
Saisir "SIGLS.NET" dans le champ "Nom du logiciel utilisé";
Indiquer "31" dans le premier champ "Relevé" et indiquer la quantité requise de formulaires. Il est à noter que la quantité de formulaires doit correspondre, au minimum, au nombre de logements de votre organisme pour lesquels un relevé 31 doit être produit;
Indiquer le nombre de personnes ressources avec lesquelles Revenu Québec peut communiquer, au besoin;
Saisir les renseignements pour chaque personne ressource;
Cocher le relevé 31 dans la section "Types de relevés";
Cocher l'option "Français" pour le champ "Langue de communication";
Cliquer sur le bouton "Imprimer" pour imprimer une copie du formulaire à conserver dans vos dossiers;
Cliquer sur le bouton "Envoyer" pour soumettre votre demande d'inscription à Revenu Québec.

Après avoir complété et transmis le formulaire, un numéro de préparateur sera émis pour votre organisme. Une confirmation à cet effet vous sera transmise par la poste. De plus, une série de numéros séquentiels vous sera également transmise par la poste. Les numéros séquentiels permettent d'identifier les relevés produits à l'aide d'un numéro unique.

2.2 - Pour de plus amples informations

Pour toute question additionnelle sur le relevé 31 et l'inscription en tant que préparateur, nous vous invitons à communiquer directement avec Revenu Québec : https://www.revenuquebec.ca/fr/nous-joindre/credit-dimpot-pour-solidarite-et-releve-31-nous-joindre/

Annexe B - Dispositions légales

1 - Autorisation de produire le relevé 31 à partir de l'application SIGLS.NET

La COGIWEB, en tant que concepteur du logiciel SIGLS.NET, est autorisé officiellement par Revenu Québec à permettre la production du relevé 31 par l'entremise du logiciel SIGLS.NET.

Numéro d'autorisation à Revenu Québec : FS2231006
Numéro de certification à Revenu Québec : RQ-23-31-002

2 - Responsabilité de l'utilisateur

En tant qu'utilisateur du logiciel SIGLS.NET, vous avez la responsabilité de fournir des renseignements exacts et complets lorsque vous produisez des relevés 31 à l'aide du logiciel SIGLS.NET.

3 - Renseignements pour l'utilisateur d'un logiciel de production de relevés

Le document IN-412.A de Revenu Québec renseigne l'utilisateur d'un logiciel de production de relevés sur les exigences générales qu'il doit respecter pour produire des relevés et les transmettre par la poste ou par Internet.

Consulter le document IN-412.A.