Aide en ligne SIGLS - MAJ 2025-05-01

Présentation générale - Assurance-habitation

<Accueil » Assurance-habitation » Présentation générale - Assurance-habitation

Présentation générale

Cette rubrique a pour objectif de présenter les différents changements apportés au SIGLS.NET afin de rendre le système conforme au Règlement de location en ce qui a trait à l'obligation de souscrire à une assurance-habitation pour le locataire.

 

Ce changement de réglementation vise à faire bénéficier le locataire d'un minimum de protection, à prix modique, et par le fait même, à protéger les immeubles HLM de votre parc immobilier par l'entremise de l'assurance responsabilité civile du locataire.

 

Bien que les modifications au règlement de location ne soient pas encore en vigueur, le SIGLS.NET permet néanmoins la saisie de l'information relative à l'assurance. À noter que tant que le règlement de location n'est pas en vigueur, la saisie de l'information relative à l'assurance-habitation est facultative.

 

Par ailleurs, à noter que d'autres changements sont à venir dans les versions ultérieures du SIGLS.NET

L'onglet "Assurance"

L'onglet "Assurance" permet de gérer les éléments relatifs à l'assurance-habitation du locataire qui ont été soumis à l'organisme. Tel que mentionné plus haut, l'utilisation de cet onglet demeure facultative tant que le règlement de location n'est pas en vigueur.

 

L'onglet "Assurance" permet notamment de :

 

  • Saisir l'information de la police d'assurance-habitation du locataire.
    • Les champs "Du " et "Au" permettent la saisie des dates d'effectivité de la police d'assurance.
    • La case à cocher "Résiliée" ainsi que le motif de résiliation ne sont présents qu'à titre indicatif pour l'instant.
    • La liste déroulante "Assureur" permet de sélectionner la compagnie d'assurance du locataire. Une liste de 20 assureurs a été préalablement créée. Au besoin, il est possible d'ajouter des compagnies d'assurance via l'écran "Intervenant externe".
    • Le champ "No. police" permet de saisie le numéro de la police d'assurance-habitation du locataire. Ce champ apparaît dans certaines listes.
    • La liste de valeurs "Pièce justificative" permet de saisir les documents pertinents liés à un assureur.
    • Le champ "Commentaire" permet d'inscrire une note au dossier lié à un assureur.

 

Utilisation de l'onglet "Assurance"

Même si l'utilisation de cet onglet demeure facultative pour l'instant, vous pouvez débuter la saisie de l'information si le locataire vous fournit celle-ci. Ainsi, vous épargnerez du temps lorsque le règlement entrera en vigueur.

Disponibilité de l'onglet "Assurance"

Dans le but de faciliter le travail des différents services de votre organisme, le SIGLS.NET permet la saisie et la mise à jour de l'information de l'onglet "Assurance" dans les écrans suivants :

 

  • Ménage
  • Demande
  • Bail
  • Compte client

Particularité de la case à cocher "Étape complétée"

  • Disponible uniquement sur les baux réels et les reconductions.
  • La case "Étape complétée" sert d'abord à indiquer que l'utilisateur a terminé la saisie de l'information sur l'assurance.
  • Cependant, il sera également possible de cocher la case "Étape complétée" sans avoir complété l'information sous l'onglet "Assurance". Cela a pour but de permettre de rendre le bail en vigueur dans le cas où le locataire n'aurait pas encore fourni la preuve d'assurance à l'entrée en vigueur du bail.
  • Pour de plus amples informations sur ce pilotage, veuillez consulter cette section.

Information sur l'assurance

Disponibilité de l'information

L'information sur l'assurance-habitation du locataire est disponible à plusieurs endroits dans le SIGLS.NET :

 

  • Fiche synthèse - Sous l'onglet "Général", dans la section "Assurance".
    • Le SIGLS.NET affiche la police d'assurance en vigueur de même que les polices futures.
    • Une information similaire se retrouve également dans le module Appariement.

 

 

  • Bail, Logement et Compte client - Sous l'onglet "Portrait".
    • L'information à cet endroit indique si le locataire est assuré pour un mois en particulier. Si la police d'assurance ne couvre pas le mois complet, le nombre de jours où la couverture est effective est indiqué.

 

Ajustements au niveau des listes et des productions

Plusieurs listes et productions ont dû être ajustées afin de répondre au besoin de l'assurance-habitation des locataires. À noter qu'un seul écran sera présenté compte tenu que les critères de sélection et l'information dans les listes sont relativement semblables.

Critères de sélection ajoutés

  • Bloc de cases à cocher "Assureur".
    • Permet de sélectionner un assureur en particulier.
  • Liste déroulante "Assuré".
    • Permet de sélectionner les locataires assurés et/ou non-assurés.

Ajout du contenu "Info. Assurance" dans le format détaillé des listes

  • Permet de présenter les informations relatives à l'assureur.

Listes avec critères de sélection reliés à l'assurance

  • Liste des baux
  • Liste des locataires
  • Liste des nouveaux locataires
  • Suivi des reconductions
  • Liste des logements et leurs occupants

Correspondances avec critères de sélection reliés à l'assurance

  • Ajout de critères à la "Production correspondance locataire".
  • Ajout des variables suivantes :
    • Début ass. aaaa-mm-jj (date de début de la police d'assurance)
    • Fin ass. aaaa-mm-jj (date de fin de la police d'assurance)
    • Assureur (nom de l'assureur)
    • No. police (numéro de police de l'assurance)

Traitement avec critères de sélection reliés à l'assurance

  • Impression des demandes de renseignements
  • Reconduction automatique

 

À titre d'exemple, voici un aperçu de la liste des locataires :

 

 

 

Ajouts divers

  • Pièces justificatives - Les pièces justificatives saisies sous l'onglet "Assurance" sont visibles sous l'onglet "Pièce justificative" des écrans "Ménage", "Demande" et "Bail".
  • Historique - L'historique des informations d'assurance est accessible via l'icône dans les écrans "Ménage", "Bail", "Demande" et "Compte client", sous le contexte "Assurance".
  • Notes et fichiers joints - Les notes et fichiers joints de type "Assurance" sont disponibles sous leurs onglets respectifs.
  • Image du logement - L'information sur l'assurance du locataire actuel est disponible dans la section "Locataire actuel" de l'image du logement.

 

 

 

Pilotage relatif à l'assurance-habitation

Résumé du pilotage

  • Obligation d'assurance au niveau du programme
  • Suivi automatique
  • Note et fichiers joints
  • Intervenant externe

Ajout de la case à cocher "Obligation d'assurance" sous "Immobilier -> Pilotage -> Programme"

  • Le menu de pilotage pour l'obligation d'assurance se trouve sous "Immobilier -> Pilotage -> Programme", sous l'onglet "Général", dans la section "Bail".
  • Cette case à cocher permet de définir, pour un programme en particulier, si l'information sous l'onglet "Assurance" doit être complétée afin que le bail puisse devenir en vigueur.
    • *** À noter que l'obligation d'assurance ne sera pas cochée par défaut pour aucun programme dans la version 2.8. ***

 

Fonctionnement de la case "Étape complétée" sous l'onglet "Assurance" du bail lorsque l'obligation d'assurance est activée

  • Les baux resteront incomplets tant que la case "Étape complétée" sous l'onglet "Assurance" au niveau du bail n'est pas cochée.
  • À la création du bail et à la reconduction, la case "Étape complétée" n'est pas cochée afin que l'utilisateur complète la saisie de l'information liée à l'onglet "Assurance".
    • La case "Étape complétée" est cochée pour les reconductions automatiques.
  • Si la case "Étape complétée" est décochée sur un bail, celle-ci sera décochée sur les baux subséquents.
    • À noter toutefois que l'inverse n'est pas vrai.

Fonctionnement de la case "Étape complétée" sous l'onglet "Assurance" du bail lorsque l'obligation d'assurance est désactivée

  • La case "Étape complétée" sous l'onglet "Assurance" du bail est cochée pour tous les baux. Celle-ci est non-modifiable. Vous pouvez malgré tout saisir l'information relative à l'assurance bien que celle-ci ne soit pas obligatoire pour la mise en vigueur du bail (pour l'instant).

Nouveaux suivis pilotables par programme

Deux nouveaux suivis ont été ajoutés. Le pilotage de ceux-ci s'effectue sous "Administration -> Pilotage - Général -> Suivis prédéfini et automatique".

 

  1. Contrats d'assurances qui arrivent à échéance dans X temps.

    • Cliquer sur le bouton "Nouveau".
    • Sélectionner le type "Automatique".
    • Sélectionner l'événement "ASS-01 - Contrat d'assurance arrivant à échéance"
    • Choisir le programme et spécifier à quel moment  le suivi vous sera envoyé, en indiquant le nombre de jours précédant l'échéance du contrat d'assurance du locataire.
    • Compléter l'information sous l'onglet "Destinataire".

  2. Baux (réels et reconductions) qui deviennent en vigueur sans police d'assurance.

    • Suivi les étapes du suivi #1.
    • Sélectionner l'événement "ASS-02 - Bail en vigueur sans contrat d'assurance".
    • Compléter l'information sous l'onglet "Destinataire".

Nouvelles anomalies

Trois nouvelles anomalies ont été ajoutées. Celles-ci sont affichées dans les cas suivants :

 

  • Aucun contrat d'assurance à la date d'entrée en vigueur du bail.
  • Le contrat d'assurance ne couvre pas toute la durée du bail.
  • Onglet assurance : L'étape complétée n'est pas cochée.

 

À noter que ces anomalies ne s'affichent pas si la case "Obligation d'assurance" n'est pas cochée au niveau du programme.

Pilotage de l'accès aux notes et fichiers joints de type "Assurance"

  • Lors de la livraison de la version 2.8, tous les utilisateurs qui ont accès aux notes et fichiers joints de type "Bail" auront automatiquement accès au type "Assurance".
  • Si vous souhaitez modifier ou ajouter un accès à ce type de note et de fichier joint, voici la procédure à suivre :
    1. Aller sous "Administration -> Sécurité -> Groupe d'utilisateurs".
    2. Rechercher le groupe d'utilisateurs à modifier.
    3. Sous l'onglet "Accès note et fichier", cocher la case associée à l'accès que vous souhaitez octroyer ou supprimer.

Intervenant externe

  • Une liste d'assureurs a été préalablement saisie pour les organismes. Il est possible d'ajouter d'autres assureurs, au besoin.
  • Si vous souhaitez modifier ou ajouter un intervenant externe, voici la procédure à suivre :
    1. Aller sous "Intervenant -> Intervenant externe -> Intervenant externe".
    2. Cliquer sur le bouton "Nouveau".
    3. Sélectionner le type d'intervenant "Assureur".
    4. Compléter l'information sous l'onglet "Général".
  • Les intervenants externes "Assureur" ajoutés seront disponibles sous l'onglet "Assurance".

 

 

 

© COGIWEB, 2025