Aide en ligne SIGLS - MAJ 2025-05-01

Réception de commande

<Accueil » Approvisionnement » Réception de commande

La réception de commande représente la troisième et dernière étape du processus de gestion de l'inventaire et des achats.

Procédure

Voici la procédure à suivre pour effectuer la réception d'une commande :

 

  1. Aller sous "Approvisionnement -> Achat -> Réception de commande".
  2. À partir de l'écran "Réception de commande", cliquer sur le bouton "Nouveau" pour créer une nouvelle réception de commande.

  • Le champ "Réception de commande" contient 2 parties :
    • La partie de gauche représente le code de commande.
    • La partie de droite représente la séquence de réception
    • Ce champ est complété automatiquement par le système lors de l'enregistrement de l'information.
  • Le champ "Bon de commande" est obligatoire. Ce champ permet d'indiquer le bon de commande pour lequel s'effectuera la réception de commande.
    • Ce champ est disponible seulement pour les bons de commande au statut "Envoyé" ou "En réception".
    • Si vous connaissez déjà le code du bon de commande, vous pouvez saisir celui-ci dans le champ directement, puis cliquer sur la touche "Entrée" pour valider le code saisi.
    • Si vous ne connaissez pas le code du bon de commande, vous pouvez alors rechercher celui-ci à partir de la liste de valeurs.
    • Suite à la validation, tous les matériaux de la commande seront affichés dans le tableau des matériaux.
  • Le champ "Bon de livraison" est facultatif. Ce champ permet d'inscrire la référence du fournisseur pour ce bon de livraison.
    • Ce champ est alphanumérique et permet de saisir un maximum de 15 caractères.
  • Le champ "Annulée" permet d'annuler une réception de commande. Par défaut, cette case n'est pas cochée.
    • La case à cocher est disponible seulement sur la dernière séquence de réception.
    • Lorsque la case est cochée, aucun champ ne peut être modifié.
    • Lorsqu'une réception de commande est annulée, toutes les quantités reçues pour cette séquence de réception seront alors soustraites de l'inventaire.
  • Le champ "Date de réception" est complété automatiquement par le système.
    • Cette date correspond toujours à la date du jour.
    • La date de réception est obligatoire et peut être modifiée au besoin.
  • Le champ "Entrepôt" est obligatoire. Ce champ permet de spécifier l'entrepôt où sera effectuée la réception de commande et affiche, par ligne de matériaux, les localisations disponibles pour l'entrepôt en question.
    • L'entrepôt où sera effectuée la réception de commande doit être obligatoirement sauvegardé afin de débloquer la section "Matériau", ce qui permettra ensuite de saisir la quantité de matériaux reçue.
    • Si l'entrepôt sélectionné est erroné, et le statut est "En réception", la réception de commande devra être annulée. Vous devrez ensuite créer une nouvelle réception de commande et spécifier un autre entrepôt.
  • Le champ "Intervenant" est obligatoire. Ce champ permet d'indiquer la personne qui effectue la saisie de la réception de commande.
    • Par défaut, le code de l'utilisateur connecté est affiché.
  • Le champ "Motif" est obligatoire. Ce champ permet d'indiquer la raison de la variation des quantités en inventaire suite à une réception de commande.
    • Par défaut, le motif "Réception de commande" est sélectionné par défaut.
    • Il est possible d'ajouter d'autres motifs par pilotage.

À noter

L'information doit avoir été sauvegardée une première fois afin de rendre disponible la section des matériaux.

Section des matériaux

 

  • Le champ "Matériau" indique le code de matériau. Ce champ ne peut être modifié.
  • Le champ "Description" indique la description du matériau. Ce champ ne peut être modifié.
  • Le champ "Matériau-Fournisseur" indique le code du matériau chez le fournisseur. Ce champ ne peut être modifié.
  • Le champ "Qté Comm." indique la quantité commandée. Ce champ ne peut être modifié.
  • Le champ "Qté préc. reçue" indique la quantité reçue lors des réceptions précédentes. Ce champ ne peut être modifié.
    • Sur la première séquence de réception ("01"), ce champ est toujours égal à zéro.
    • Sur la deuxième séquence de réception ("02"), ce champ indique la quantité reçue lors de la réception précédente (séquence "01").
    • Sur la troisième séquence de réception ("03"), ce champ indique le total des quantités reçues lors des 2 réceptions précédentes, et ainsi de suite.
  • Le champ "Qté à rec." indique la quantité à recevoir. Ce champ ne peut être modifié.
    • Ce champ indique la différence entre la quantité commandée et la quantité reçue.
    • Par défaut, ce champ indique 0 et se met à jour à chaque enregistrement.
  • Le champ "Qté reçue" est obligatoire. Ce champ permet d'indiquer la quantité de matériaux reçue.
    • La valeur doit être comprise entre 0 et 9999.
    • La valeur saisie peut être supérieure à la quantité demandée. Le cas échéant, le champ sera surligné en jaune. De plus, le message d'avertissement suivant sera affiché : "Il existe au moins une ligne de matériau dont la quantité reçue est supérieure à la quantité demandée".
  • La case à cocher "Gérer B.O." permet d'indiquer s'il faut tenir compte de la quantité à recevoir par ligne de matériau.
    • Si la case est cochée, la commande d'achat pourra être fermée seulement si la quantité à recevoir est égale à zéro.
    • Si la case n'est pas cochée, la commande d'achat pourra tout de même être fermée, compte tenu que la quantité à recevoir est remise à zéro.
  • Le champ "Localisation" indique la localisation du matériau dans l'entrepôt spécifié.
    • Si plus d'une localisation existe pour un même entrepôt, la localisation sera affichée en italique sur fond jaune. Une info-bulle sera également disponible pour afficher toutes les localisations.
    • Une localisation différente peut être sélectionnée à partir d'une liste de valeurs.
  • Cliquer sur le bouton "Enregistrer" pour sauvegarder les informations.
  • Le bouton "Imprimer" permet d'imprimer le formulaire de réception de commande.
  • Le bouton "Annuler" permet d'afficher à nouveau les quantités reçues lors de la dernière sauvegarde.

Statuts de la réception de commande

Le tableau ci-dessous présente les différents statuts pouvant être associés à une réception de commande.

 

Statut Description
Incomplète Statut initial, tant qu'aucune ligne de matériau n'a été reçue.
En réception Au moins un des lignes de matériaux a été reçue.
Fermée

Trois situations sont possibles pour qu'une réception de commande soit considérée "Fermée" :

 

  • Toutes les quantités ont été reçues pour chaque ligne de commande. La quantité à recevoir est donc égale à zéro.
  • Une deuxième séquence de réception de commande a été débutée. La réception précédente a donc été automatiquement fermée.
  • Les quantités à recevoir ne sont pas attendues compte tenu que la case "B.O." n'est plus cochée. Le cas échéant, la quantité à recevoir par ligne de matériau sera remis à zéro lors de l'enregistrement.
Annulée La case "Annulée" a été cochée. À noter que la case "Annulée" n'est pas disponible lorsque la réception de commande est au statut "Fermée".

À noter

Aucun champ ne peut être modifié lorsque le statut de la réception de commande est au statut "Fermée" ou "Annulée", à l'exception de la case "Annulée" qui peut être décochée si le statut est à "Annulée" et que l'utilisateur possède les droits requis.

Impression du bon de réception de commande

Le bon de réception de commande affiche tous les matériaux commandés, les quantités reçues et à recevoir, ainsi que la localisation du matériel selon la séquence de réception.

 

 

 

Il est possible d'imprimer le formulaire de réception de commande même si aucune quantité reçue n'a été saisie.

 

© COGIWEB, 2025