Liste des engagements
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La liste des engagements permet d'imprimer ou exporter une liste des engagements, selon différents critères de sélection. Par ailleurs, des listes personnalisées d’engagements peuvent être enregistrées.
Critères de sélection
La liste des engagements permet de spécifier les critères suivants :
- Date de commande (Du, Au)
- Date de facturation (Du, Au)
- Facturé à
- Statuts
- Étape
- Types de bon de commande
- Postes comptables
- Centre de coût
L’ensemble de ces critères sont présélectionnés afin de répondre à la définition d’un « Engagement », ils peuvent également être décochés afin de cibler une organisation, un poste comptable et/ou un centre de coût.
Sélection par
La section "Sélection par" permet de spécifier une ou plusieurs valeurs en particulier. Les catégories de valeurs disponibles sont :
- Fournisseur
- Matériau
Formats d'impression
La liste des engagements peut être imprimée en 3 formats :
- Sommaire
- Détaillé
- Synthèse (peut-être incluse dans les deux autres formats)
Format sommaire
Le format sommaire fournit les informations de base pour chaque bon de commande pour lequel on y retrouve un solde d’engagement à une date donnée.
Format détaillé
Le format détaillé fournit les informations de base et des informations complémentaires pour chaque bon de commande pour lequel on y retrouve un solde d’engagement à une date donnée. Par ailleurs, le format détaillé permet d'afficher ou non le contenu suivant :
- Commentaire
- Expédié à
- Matériau (code, description, quantité, prix et total)
Format synthèse
Le format synthèse fournit un tableau synthèse affichant le No du poste comptable, la description du poste comptable et le solde des engagements se rapportant à ce poste comptable. Ce rapport peut être utilisé pour fin de comparaison avec les états financiers avec engagements générés dans LOGIC.
Options d'impression
Regroupement
Les formats sommaire et détaillé permettent de regrouper les informations de la liste des engagements par fournisseur ou par poste comptable.
Tri
Les formats sommaire et détaillé permettent de trier les informations selon les critères suivants :
- Code de commande
- Code de fournisseur
- Date de commande
- Nom de fournisseur
Nombre de pages maximal
Tous les formats permettent de définir le nombre de pages maximal pour la liste.
Exporter le rapport de la liste des engagements
Après avoir défini les critères de sélection, le format et les options d'impression, il est possible d'exporter la liste en format Excel, pour manipulation externe. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton "Exporter", et le système générera un fichier XLS contenant 3 onglets
- Sommaire - Fournisseur
- Détail - Fournisseur
- Détail - Commande
Enregistrer une liste des engagements
Après avoir défini les critères de sélection, le format et les options d'impression, il est possible d'enregistrer une liste en tant que modèle public ou privé, pour consultation ultérieure.
Modèle public
Les modèles publics sont partagés avec tous les utilisateurs de l'organisme, et ne peuvent être créés et modifiés que par les administrateurs. Ce type de modèle permet de masquer certains
Modèle privé
Les modèles privés ne sont visibles que par leur créateur. Seuls les administrateurs peuvent rendre publique une liste privée.
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