Approbation des bons de commande
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Cette rubrique décrit le fonctionnement de l'écran "Approbation des bons de commande" qui permet d'effectuer l'approbation en lot de bons de commande pour lesquels l'utilisateur connecté est assigné comme approbateur dans un bon de commande.
Pilotage requis
Pour utiliser cet écran, le pilotage suivant doit être effectué :
- Aller sous "Administration -> Pilotage - Général -> Organisme et succursales";
- Sélectionner l'onglet "Valeurs org";
- Dans la section "Approvisionnement", cocher la case "Gestion des approbations".
NOTE : Il est fortement recommandé de communiquer avec la COGIWEB avant de modifier ce pilotage.
Suivis automatiques
Si désiré, il est possible de créer des suivis automatiques lorsque le bon de commande est en approbation ou lorsqu'il est approuvé.
Événement BC001 - Bon de commande en approbation
L'événement BC001 permet d'informer l'approbateur que le bon de commande est en attente d'approbation.
Événement BC002 - Bon de commande approuvé
L'événement BC002 permet d'aviser le préparateur que son bon de commande est approuvé, et qu'il peut par conséquent l'envoyer au fournisseur.
Le cycle du bon de commande en résumé
Création du bon de commande
1. Le préparateur créé le bon de commande (le statut doit être "En préparation" par la suite).
Envoi pour l'approbation du bon de commande
2. Le préparateur soumet le bon de commande pour approbation en cliquant sur le bouton "Approbation" de l'écran (statut "En approbation"). Le bouton "Approbation est disponible sous les onglets "Général", "Matériau" et "Autre" de l'écran "Bon de commande".
On peut retrouver jusqu'à 3 approbateurs pour un même bon de commande.
Les trois approbateurs doivent fournir leur approbation afin que le bon de commande puisse être transmis au fournisseur.
3. Le ou les approbateurs, informés via le suivi BC001 si piloté selon la procédure ci-haut, approuve le bon de commande à partir de l'écran "Approbation des bons de commande" (statut "Approuvé");
La date du moment de l'approbation est visible dans le bon de commande à la droite de chacun des approbateurs.
Tous les approbateurs qui étaient assignés lors de la demande d'approbation doivent avoir fourni leur approbation afin que le bon de commande puisse être envoyé par le préparateur.
Il est cependant possible de changer un approbateur en cours d'approbation, en cas d'absence d'un approbateur.
Envoi du bon de commande
4. Suite à l'approbation de tous les approbateurs, le préparateur (informé via le suivi BC002 si piloté selon la procédure ci-haut) peuvent transmettre le bon de commande signé électroniquement au fournisseur.
Révision du bon de commande avant l'envoi
À noter que le préparateur peut également réviser le bon de commande lorsque celui-ci est approuvé, et ce, afin de modifier s'il y a lieu des informations contenues dans celui-ci, en cliquant sur le bouton "Réviser". Dans ce cas, le bon de commande passera à nouveau au statut "En préparation" et devra être à nouveau approuvé selon le même principe afin de valider les informations avant l'envoi.
Ainsi, si les trois approbateurs existent suivant une révision, ceux-ci devront tous fournir leur approbation à nouveau.
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