Aide en ligne SIGLS - MAJ 2025-01-24

Amender un bon de commande

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Cette rubrique décrit le fonctionnement de l'amendement d'un bon de commande (BC) lorsque celui-ci est en réception, déjà engagé ou en facturation dans l'application LOGIC.NET.

Le bouton "Amender" est visible lors que le BC se trouve aux statuts et étapes suivants en lien avec le pilotage activé pour l'organisme (gestion de l'inventaire, gestion des approbations et/ou des engagements) :

Statut "Approuvé" et étape "En facturation";
Statut "Envoyé" et étape "En facturation";
Statut "En réception" et étape "Engagé" ou "En facturation;
Statut "Réceptionné" et étape "Engagé" ou "En facturation;
Statut "En réception" avec aucune gestion des engagements. Dans ce cas, l'étape ne s'affiche pas pour l'organisme.

L'image ci-dessous illustre un exemple de cas où le bouton "Amender" s'affiche dans l'écran "Bon de commande".

Amender un BC

Le bouton "Amender" permet de démarrer le processus d'amendement.

Le processus permet de créer une copie du BC à amender dans laquelle on retrouve une référence au BC d'origine.

La codification du nouveau BC inclut le code du BC original ainsi que la séquence suivante : Exemple : "BC2022-0011 - 1" devient "BC2022-0011 - 2".

Le nouveau BC passe alors au statut "Incomplet" et doit être sauvegardé. Suite à la sauvegarde, selon les données du BC, ce dernier peut demeurer au statut "Incomplet" ou "En préparation", et demeurera à l'étape "À engager".

Un BC "référence" au BC original est également disponible dans le nouveau BC.

Le BC original, pour sa part, conserve ses statuts et étapes au moment de l'amendement. Il demeure également en lecture seule étant donné qu'un amendement est en cours à son sujet.

Du côté du nouveau BC, ce dernier doit être considéré comme un BC nouvellement créé pour lequel il faudra effectuer les étapes d'approbation (au besoin) et l'envoi au fournisseur (au besoin).

Le BC original passera au statut "Amendé" seulement au moment de l'envoi du nouveau BC ("-2") ou lorsque le bon de commande sera approuvé par tous les approbateurs (si la gestion des approbations est activée). Le BC original passera alors au statut "Amendé".

Il est possible d'amender un BC à autant de reprises que désiré (xxxx-3, xxxx-4, etc.). Il n'existe aucune limite à cet égard.

Annuler un BC amendé

Il est possible d'annuler un BC ayant été amendé. En d'autres mots, on peut annuler la copie du BC "Amendé", soit le "-2".

Cependant, cette action est possible seulement lorsque le BC concerné n'est pas au statut "Amendé", "Fermé", "En réception" ou "Réceptionné". Il faut également se trouver sous les onglets "Général", "Matériel" ou "Autre" pour que la case "Annulé" soit disponible.

Ainsi, pour annuler un BC, il suffit de cocher la case "Annulé" lorsque cette dernière est disponible. Le statut du BC original (-1) retourne alors au statut auquel il se trouvait avant l'amendement, et la copie du BC (-2) passe du même coup au statut "Annulé".

Si un nouvel amendement est réalisé par le BC-1, la séquence deviendra alors "-3" si le BC "-2" a été annulé, par exemple.

Implications dans LOGIC.NET

À venir.